Gestión del tiempo: Entre lo importante y lo urgente

No es para nada desconocido que, en todos los órdenes de la vida, quien sabe organizarse corre con una gran ventaja. Existió un escritor llamado Stephen Covey que escribió acerca de la gestión personal, haciendo especial hincapié en la administración del tiempo. Afortunadamente, este especialista desarrolló en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” una herramienta que puede ser de gran utilidad para quienes no cuentan con el don de la organización.

Este cuadro de doble entrada delimita cuatro cuadrantes para que determinemos el grado de urgencia e importancia de las tareas pendientes que tenemos que realizar, y cómo actuar en base a ello.

cuatrocuadrantes

Pero… ¿qué es lo importante, y qué es lo urgente?

Se denomina importante a lo que es muy conveniente realizar, o que representa un gran efecto sobre nuestras metas u objetivos. Por otro lado, es urgente aquello que necesita atención inmediata, o en otras palabras, una solución en un período de tiempo corto. La combinación de estos factores da lugar a las siguientes opciones:

 

  • El cuadrante “HACER” pertenece a la dimensión importante y urgente:

En esta dimensión, según el autor, encontramos lo que denominamos problemas y crisis, que son todos los temas de atención inmediata, a los que el autor caracteriza como muy visibles. Son temas que reclaman acción inmediata, debido que ejercen una intensa presión sobre nuestras tareas. A menudo son labores que se superponen con otras áreas de trabajo y poseen una fecha de entrega inminente. Cuando trabajamos sobre este cuadrante debemos convertirnos en administradores de crisis, es decir, en personas orientadas hacia la resolución de problemas y que pueden soportar la presión frente a los plazos.

 

  • El cuadrante “DECIDIR” es la dimensión importante, pero sin el sentido de la urgencia:

Es aquí donde como gestores del tiempo podemos marcar una diferencia. Si aprendemos a administrar las tareas correspondientes a este cuadrante, notaremos un incremento en nuestra productividad. Debido a que estas obligaciones demandan una mayor proactividad e iniciativa de nuestra parte, no debemos desperdiciar la oportunidad de llevarlas al día. Para esto tendremos que reorganizar y planificar nuestra agenda pensando en objetivos. En este sentido, definiremos plazos para cada tarea y destinaremos horas para su realización.

 

  • El cuadrante “DELEGAR” es la dimensión urgente pero poco importante:

Generalmente aquí encontramos lo que es importante para otros, pero que poco (o nada) tiene que ver con nuestros objetivos. Es frecuente que frente al apremio de la rutina juzguemos erróneamente el valor o la importancia de nuestras obligaciones. De esta forma, desperdiciamos tiempo creyendo que realizamos tareas del primer cuadrante cuando, en realidad, no lo estamos haciendo. Lo cierto es que por lo general la urgencia de esos temas se basa en las prioridades y expectativas de otros y por lo tanto debemos buscar delegarlas.

 

  • El cuadrante “ELIMINAR” es la dimensión que combina lo que no es urgente ni importante:

Covey asegura que las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes DELEGAR y ELIMINAR llevan una vida irresponsable. Entre las tareas que debemos suprimir encontramos reuniones sin sentido o mal preparadas, trabajos innecesarios, discusiones o debates que carecen de finalidad. En otras palabras, interrupciones a las cuales se les termina dedicando mucho más tiempo del necesario.

En resumen, como se desprende del gráfico y de la explicación, la idea es enfocarse en las prioridades y descartar aquello que no colabora con nuestros objetivos. Aunque contemos con un tiempo muy acotado, si tomamos unos minutos para evaluar la relevancia de nuestros quehaceres, podremos optimizar al máximo las horas de cada día. Si quieres profundizar tus conocimientos sobre la administración del tiempo recomiendo la lectura de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey.

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Imagen gentileza de Judith E. Bell en Flickr. Licencia Creative Commons CC BY-NC-ND 4.0.

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